Registre du personnel : 5 choses à ne pas oublier

Penser à actualiser régulièrement le registre !

Lors de chaque embauche, l’un des premiers réflexes que doit avoir l’employeur, c’est de penser à inscrire le nouvel arrivant dans le registre du personnel. Et il faut être assez précis puisque ce registre contient des informations sur cette personne (nom, prénom, date de naissance…), son emploi, sa qualification ou encore son contrat de travail.

Sachant qu’il existe des mentions spécifiques pour certains salariés, comme par exemple les travailleurs étrangers concernant leur autorisation de travail. Il faut également inscrire par ordre chronologique les embauches, de façon indélébile.

Mais il ne faut pas s’arrêter là ! Ces informations doivent être actualisées à chaque changement de contrat, et il faut aussi penser à noter chaque départ.

Attention, l’absence de mise à jour peut entrainer pour l’employeur une amende de 750 euros appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Avec la mise en route du RGPD, l’employeur doit veiller à protéger les données personnelles recueillies dans le registre et mentionner ce registre parmi la liste des traitements de données personnelles existants dans l’entreprise.

Inscrire les stagiaires dans une partie spécifique.

Lorsque l’entreprise accueille un stagiaire, elle doit penser à l’inscrire dans le registre du personnel. Et pour qu’il n’y ait pas de confusion avec les salariés, cette inscription doit se faire dans une partie spécifique du registre.

Là encore, il faut être complet et indiquer pour chaque stagiaire son nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, les nom et prénoms du tuteur, et le lieu de présence. Si un événement postérieur à l’arrivée du stagiaire se produit, il faudra là aussi penser à actualiser le registre du personnel.

Le piège ? Cette inscription des stagiaires s’impose même lorsque le stage est de courte durée et qu’aucune gratification n’est versée par l’employeur.

Annexer les déclarations de détachement !

Pour les entreprises qui accueillent un salarié détaché, il faut penser à annexer la déclaration de détachement au registre du personnel.
Cette déclaration est effectuée auprès de l’inspection du travail par l’entreprise étrangère qui souhaite détacher du personnel en France.

Attention aux lourds risques pour l’entreprise en cas de condamnation pour travail dissimulé faute d’avoir respecté les obligations administratives liées au détachement !

Tenir ce document à disposition des représentants du personnel.

L’inspection du travail ou l’URSSAF ne sont pas les seules à pouvoir demander à consulter le registre du personnel.

Les délégués du personnel de l’entreprise ou les membres du comité social et économique peuvent aussi demander à le voir. Un refus exposant l’employeur à une amende. Et le risque de poursuites pour délit d’entrave.

Conserver le registre au moins 5 ans.

Il n’est pas question pour l’employeur de jeter un registre du personnel papier qu’il a fini de remplir et qui traine dans un placard. Ou de ne pas garder les données anciennes lorsque l’entreprise choisit de changer son logiciel de paie !

Il faut en effet conserver les mentions qui figurent dans le registre pendant au moins 5 ans. Sachant que ce délai ne court pas à compter de la « fin » du registre papier ou dématérialisé mais du départ d’un salarié ou d’un stagiaire. Autant dire qu’en pratique, il n’existe pas vraiment de termes permettant de nettoyer un registre. C’est néanmoins une question pour laquelle une réponse doit être apportée dans l’entreprise avec la mise en place du RGPD.